영어 비즈니스 이메일 작성 꿀팁&실제 예시

안녕하세요, 여러분!

여러분은 직장 생활, 또는 학교 생활을 하면서 얼마나 자주 이메일을 작성하나요? 아마 대부분의 직장인 분들은 업무 시간 동안 거의 매일 수많은 이메일을 작성하고, 또 받을 것입니다. 학생분들의 경우에도 교수님께 문의 메일을 보내거나 과제를 제출하는 등 여러가지 상황속에서 이메일을 작성할 일이 자주 있기 마련입니다.

영어 이메일, 회사에서 이메일 작성하기, 비즈니스 이메일 — 이미지 출처: Canva

그런데 혹시 영어로 이메일을 작성할 일이 있지는 않으셨나요? 요즘은 글로벌 시대에 걸맞게 반드시 외국계 회사가 아니더라도 영어로 비즈니스 이메일을 작성해야 하는 상황들이 종종 맞닥뜨리게 됩니다. 해외취업 또는 외국계 기업 구직을 준비하시는 분들도 인사담당자에게 영어로 비즈니스 이메일을 작성해야 할 경우가 생길 수 있죠.

이처럼 우리는 언제 어디서 영어로 비즈니스 이메일을 작성해야 하는 상황이 올지 모르는 세상에 살아가고 있습니다. 영어로 이메일을 작성하는 것이라면, 그냥 한국어 이메일을 그대로 번역하여 사용하면 되는 것 아니냐구요? 영어 이메일, 그 중에서도 영어 비즈니스 이메일은 한국어 비즈니스 이메일이 그러하듯 특정한 톤앤매너, 포맷을 가지고 있습니다. 한국어 이메일과는 차이점이 있기 때문에 한국어를 번역하여 작성할 경우 굉장히 어색해질 수 있답니다.

자, 그렇다면 오늘은 영어 비즈니스 이메일이 한국어 이메일과 어떻게 다른지 차이점을 짚어본 다음. 실제 이메일 예시를 통해 작성 꿀팁을 소개해 보도록 하겠습니다. 😀

짚고 넘어갈 한국어 vs 영어 비즈니스 이메일 차이점

한국어 비즈니스 이메일 포맷

영어 이메일, 영어 이메일 작성하기, 비즈니스 이메일 — 이미지 출처: 직장생활 표류기

제목
인사말
본론
결론
발신인/서명

한국어 비즈니스 이메일은 보통 위와 같은 형식으로 이루어집니다. 위의 이미지에서도 볼 수 있듯이 제목은 언제나 이메일 본문의 내용을 한 번에 요약할 수 있는 내용이어야 합니다. ‘[자료요청]’처럼 요청하고자 하는 주요 내용을 ‘[ ]’를 통해 먼저 제시하고, 자세한 내용을 제목에 덧붙이는 것도 팁이 될 수 있어요.

한국어 비즈니스 이메일에서는 대부분 인사말을 작성하지 않는 편입니다. ‘안녕하세요 센터장님,’ 과 같이 짧은 인사 후 바로 본론을 작성하면 됩니다. 본론을 작성할 때는 가독성을 높이기 위해 단락을 나누어 작성하는 것이 보편적인데요. 위 이미지처럼 요청할 사항을 번호로 1. 2. 3. 과 같이 번호로 매겨주는 것도 방법입니다.

한국어 비즈니스 이메일에서는 끝인사도 보편화 되어 있지 않기 때문에, 보통 ‘감사합니다.’ 와 같은 짧은 감사인사를 끝으로 메일을 마무리 합니다.

영어 비즈니스 이메일 포맷

1.제목(Subjecr)

2.인사(Greetings)

3.본문(Body)

4.끝인사(Sign Off)

5.발신인/서명(Signature)

영어 비즈니스 이메일은 보통 위와 같은 형식으로 이루어집니다. 제목이나 본문을 작성하는 것에 있어서는 한국어 비즈니스 이메일과 큰 차이점이 존재하지 않습니다.

다만, 영어 비즈니스 이메일에서는 첫인사나 서론이 비교적 간결화 되어 있으며 본론을 여러 문단으로 나누어 작성하는 것이 보편적입니다. 본문의 마지막 부분에서는 한국어 비즈니스 이메일과 같이 요청 사항 또는 중요한 사항을 한번 더 요약하여 기재함으로써 강조하기도 합니다. 필요에 따라서는 요청한 사항을 ‘언제까지’전달해야 하는지 기한이나, ‘Looking forward to talking to you soon’과 같이 의례적인 끝인사를 덧붙이기도 합니다.

한국어 vs 영어 비즈니스 이메일 차이점

1)제목만 봐도 중요도를 알 수 있도록

한국어 비즈니스 이메일과 영어 비즈니스 이메일 모두 제목의 핵심은 한눈에 본문의 내용을 파악할 수 있어야 한다는 것입니다. 바쁜 업무 상황 속에서 필요한 정보만 쏙쏙 요약한 제목은 상대방에게도 비즈니스 매너가 될 수 있겠죠.

영어 이메일, 영어 한국어 차이, 비즈니스 이메일, 한국어 영어 비즈니스 이메일 차이 — 이미지 출처: Pinterest

한국어 비즈니스 이메일에서 제목은 보통 “2022년 1월 A브랜드 매출 현황 자료 요청” 또는 “2022년 1월 A브랜드 매출 현황 자료 요청 드립니다.”와 같이 작성합니다. 영어 이메일에서는 어떨까요? 영어 이메일 역시 한눈에 내용을 파악할 수 있도록 작성합니다. “*Meeting Rescheduled for Tuesday”*와 같이 말이죠. 예시에서 알 수 있듯이 제목만 보아도 회의 스케줄에 변동이 있으며, 화요일로 변동 되었음을 알리는 메일이라는 사실을 금방 알아챌 수 있습니다.

여기서 한 가지 팁이 있는데요. 영어 이메일에서는 제목 앞에 ‘[ ]’ 표시를 사용하여, 해당 안건의 내용의 긴급성과 중요도를 표시할 수 있습니다. 예를 들어, 중요 메시지일 경우 제목 앞에 ‘[Important]’, 긴급한 사안이므로 바로 처리가 필요할 경우 ‘[Urgent]’, 수신자가 반드시 실행을 해야 하는 경우 ‘[Action Required]’, 반드시 읽어야만 하는 메일일 경우 ‘[Must Read]’와 같이 작성할 수 있습니다. 정말 사소한 차이지만, 제목 에서부터 비즈니스 이메일을 한층 돋보일 수 있는 팁이랍니다!

2)호칭의 차이

대부분의 한국어 비즈니스 이메일은 ‘~님께’ 라는 수신인을 별도로 문두에 표시하기 보다는, 바로 ‘안녕하세요, ~님’ 으로 작성을 시작합니다. 영어 비즈니스 이메일은 수신자에 대한 호칭을 표시하는 것에 약간의 차이가 있는데요. 본격적으로 메일 작성에 들어가기 전에, 수신인에 대한 호칭을 ‘Dear+이름/직급’ 으로 표시합니다. 예를 들어, 인사 담당자 에게 메일을 발신하는 경우, ‘Dear HR Manager’ 로 작성하면 되겠죠.

직급이 아닌 이름으로 수신인을 호칭하는 경우도 있습니다. 영어 비즈니스 이메일에서는 ‘Mr./Mrs.+이름’ 으로 수신인을 호칭하면 됩니다. 만약, 회사의 부서 또는 그룹 전체에 발신하여 수신인의 이름이 명확하지 않거나 모르는 경우는 어떻게 표시해야 할까요? ‘To whom it may concern’ 이라는 표현을 사용하여 수신인을 칭하면 간단히 해결할 수 있답니다.

여기서 한가지 팁! 영어로 해외에 비즈니스 이메일을 작성할 경우, 한글 이름을 영문으로 작성해야 하는 상황이 발생하는데요. 이름이 홍길동이라면, *‘Kil Dong Hong’*또는 *‘Hong Kil dong’*과 같이 작성하는 경우가 종종 있습니다. 외국의 경우, 한국어 이름에 익숙하지 않을 수 있기 때문에 상대방이 다음 이메일 발신 시, 어떻게 호칭해야 할지 혼란스러울 수 있습니다. *‘Kil-Dong, Hong’*과 같이 성과 이름을 잘 구별하여 작성해주면 좀 더 배려 있는 이메일이 될 수 있겠죠?

3)끝인사의 차이

한국어 비즈니스 이메일은 영어 이메일과 달리 메일의 끝인사 부분을 반드시 작성하는 것은 아닙니다. 비즈니스 이메일의 끝부분은 대부분 메일의 전체 내용을 요약할 수 있는 한 문장, 또는 주요 요청사항에 대한 덧붙임 문장으로 구성됩니다. 대부분 끝인사로는 ‘감사합니다’, 또는 ‘답장 기다리고 있겠습니다.’ , ‘연락 바랍니다.’ 와 같은 내용을 작성합니다.

반면 영어 비즈니스 이메일에서는 대부분 상용구 이기는 하지만 끝인사를 꼭 작성하는 편입니다. 보통 수신인의 이름 앞에 간단히 한 문장을 덧붙여 끝인사를 하는데요. ‘Looking forward to talking to you soon.’ 과 같은 마무리 문장 뒤에 ‘Best regards’, ‘Sincerely’, ‘Regards’ 와 같은 문구를 사용하여 메일을 끝맺음합니다.